Conditions de location

1. Confirmation de la réservation

• La réservation est confirmée uniquement par la signature du contrat. Avant la signature, aucune date n’est bloquée et aucun article n’est retenu.
• Le mode de paiement est inscrit au contrat à la signature. Un paiement par chèque ou par traite bancaire doit être convenu d’avance : il n’est jamais accepté à la livraison ni au retour s’il n’était pas prévu.
• Contrat institutionnel excédant le seuil d’approbation de l’organisme : une approbation écrite — bon de commande, résolution ou autorisation de service — est requise avant la livraison et son numéro est inscrit au contrat.
• Toute modification au matériel, aux quantités, aux dates ou à l’adresse doit être confirmée par écrit.

2. Prix et paiement

• Prix en dollars canadiens, taxes en sus. La livraison, l’installation et la main-d’œuvre sont détaillées séparément du prix de location.
• CLIENTS INSTITUTIONNELS ET MUNICIPAUX — aucun acompte ni dépôt de garantie. Facture émise après l’événement, payable net 30 jours.
• PARTICULIERS ET ENTREPRISES PRIVÉES — la totalité est payable avant la remise du matériel.
• Toute autre modalité doit être demandée, motivée et inscrite au contrat AVANT la livraison. Aucun matériel ne sort autrement : cela ne se discute ni au comptoir ni sur le lieu de livraison. Une modalité convenue lie les deux parties.
• Ramassage au comptoir : une pièce d’identité est exigée et le nom sur la carte doit être celui de la personne qui la présente.

3. Report et annulation

• REPORT — sans frais vers une autre date, selon la disponibilité, sur demande faite avant le début de la location. Si un article n’est pas disponible, Évenox propose un équivalent.
• ANNULATION — le montant total demeure dû à 100 %, quel que soit le délai. Le report est toujours offert en remplacement d’une annulation.
• MÉTÉO — une alerte d’Environnement Canada ou des conditions rendant l’utilisation dangereuse donnent droit au report sans frais.
• Si Évenox ne peut offrir aucune date de remplacement dans les douze (12) mois, le contrat est annulé sans frais pour le client.
• Force majeure ou impossibilité de livrer du côté d’Évenox : remboursement complet ou article équivalent, la responsabilité d’Évenox se limitant au montant du contrat.

4. Livraison, accès au site et décompte

• Livraison et récupération à l’adresse inscrite au contrat, dans la fenêtre convenue. Une personne responsable est présente au départ comme au retour pour le décompte.
• Le client fournit un accès dégagé, une surface plane et sécuritaire, et une alimentation 110 V à proximité lorsque requis. Il valide la capacité électrique des lieux.
• ATTENTE — 30 minutes incluses, puis 100 $ par heure et par personne jusqu’à ce qu’Évenox soit avisée de quitter les lieux. La location demeure due en entier.
• Escaliers, terrain meuble, accès restreint ou long portage : à déclarer avant la signature, sinon des frais de main-d’œuvre s’appliquent.
• Le matériel est compté à l’unité devant le client au départ et au retour; le décompte signé fait foi. Toute réclamation sur l’état ou la quantité se fait au moment de la remise.
• Le matériel ne peut être déplacé à une autre adresse, prêté, revendu ni sous-loué. Les permis et autorisations sont à la charge du client.

5. Utilisation et responsabilité du locataire

• Dès la remise et jusqu’à la reprise, le client est responsable du matériel : utilisation, sécurité, surveillance, entreposage et transport le cas échéant.
• Utilisation sécuritaire et conforme à la destination du matériel. Surveillance adulte constante des structures, des jeux et des machines. Limites d’âge, de poids et de capacité respectées.
• Aucune modification, réparation, peinture, perçage, vissage, collage ni ruban adhésif sur le matériel.
• Le client tient Évenox indemne de toute réclamation d’un tiers découlant de l’utilisation, sauf s’il s’agit d’un défaut existant avant la remise.
• La responsabilité totale d’Évenox n’excède jamais le montant du contrat. Aucun dommage indirect n’est couvert, notamment la perte de profits ou de clientèle.
• Évenox peut refuser ou interrompre une location dont l’utilisation devient dangereuse ou contraire au contrat.

6. Retour, retard et propreté

• Le matériel est retourné à l’heure convenue, dans l’état où il a été remis, et toujours sec.
• RETARD — chaque tranche de vingt-quatre (24) heures est facturée 50 % de la valeur de location de l’article concerné, frais de livraison exclus, de façon cumulative. Exemple : une table louée 10 $ est facturée 15 $ après 24 h, 20 $ après 48 h.
• Une prolongation acceptée par écrit avant l’heure de retour est facturée au tarif convenu, sans frais de retard. Sur un contrat de longue durée, le tarif inscrit au contrat prime.
• MACHINES À GOURMANDISES — produits et résidus retirés le soir même. Un résidu durci dans la mécanique est un bris, pas du nettoyage. Nettoyage excessif : 50 $ par machine.
• NAPPES ET TEXTILES — retournés secs et non lavés; le lavage et les taches sont inclus. Une nappe non réutilisable — brûlure, déchirure, moisissure, tache permanente — est facturée à son prix coûtant.
• AUTRE MATÉRIEL — un nettoyage excessif est facturé au coût réel du temps requis.

7. Bris, perte et vol

• L’usure normale n’est jamais facturée.
• PARTICULIERS ET ENTREPRISES PRIVÉES — un bris ou une pièce manquante est facturé au coût de réparation ou, si l’article n’est pas réparable, à sa valeur de remplacement.
• CLIENTS INSTITUTIONNELS ET MUNICIPAUX — au prix coûtant de l’article, moins le montant de location déjà payé pour cet article.
• Les pièces qui se comptent à l’unité sont facturées à l’unité, notamment les ampoules de lettres et chiffres lumineux à 5 $.
• VOL OU DISPARITION — valeur de remplacement, et rapport de police remis à Évenox dans les 48 heures.
• Évenox peut absorber un bris mineur à sa seule discrétion. Ce geste commercial ne crée aucun droit acquis et ne s’applique pas en cas de négligence.

8. Facturation des frais après l’événement

Évenox n’aime pas recourir à cette section. Une location normale n’entraîne aucun de ces frais et l’usure normale n’est jamais facturée.

• Tout frais est documenté avant d’être réclamé : photos, décompte signé et pièce justificative du coût. Les preuves sont fournies au client sans qu’il ait à les demander. Aucun frais n’est déterminé ni annoncé sur place par le personnel.
• PARTICULIERS ET ENTREPRISES PRIVÉES — les frais de retard, de nettoyage, de bris et de pièces manquantes sont portés sur la carte de crédit au dossier, jusqu’à concurrence de 200 $, avec avis et preuves à l’appui.
• Au-delà de 200 $, aucun montant n’est porté sur la carte : Évenox communique d’abord avec le client, présente les preuves et convient du montant avec lui.
• CLIENTS INSTITUTIONNELS ET MUNICIPAUX — aucun montant n’est porté sur une carte. Les frais paraissent sur la facture, pièces justificatives à l’appui.
• Le client qui conteste un frais le signale par écrit dans les dix (10) jours. Évenox révise alors le dossier avec lui avant toute autre démarche.

9. Protection bris accidentel (facultative)

Le client peut ajouter au contrat une protection contre les bris accidentels au coût de 8 % du montant de location. Elle se coche au contrat, avant la livraison.

• COUVERT — les bris et dommages accidentels survenus au matériel pendant la période de location. Aucun frais de bris n’est alors réclamé.
• NON COUVERT — la négligence, l’usage abusif ou contraire au contrat, le vol, la perte, les pièces non retournées, les résidus durcis dans une mécanique, les consignes ignorées, les frais de retard, ainsi que les blessures et les dommages aux biens du client ou d’un tiers.
• Il s’agit d’une limitation contractuelle de la responsabilité du client envers Évenox. Ce n’est pas un contrat d’assurance et elle n’est pas offerte par un assureur.
• Elle ne peut être ajoutée après la livraison ni après la survenance d’un bris.

10. Clients institutionnels et municipaux

Cette section s’applique lorsque la case « Client institutionnel ou municipal » est cochée. Elle remplace alors les clauses correspondantes.

• Aucun acompte ni dépôt de garantie. La signature du contrat et, le cas échéant, le bon de commande tiennent lieu d’engagement.
• Mode de paiement — chèque ou traite bancaire — convenu et inscrit au contrat avant la livraison. Facture payable net 30 jours.
• Approbation écrite requise avant la livraison au-delà du seuil de l’organisme.
• Bris facturés au prix coûtant de l’article, moins le montant de location payé. Aucun montant n’est jamais porté sur une carte de crédit.
• Sur un contrat de longue durée, le tarif et les modalités de retour inscrits au contrat priment sur les frais de retard.
• Les documents administratifs exigés par l’organisme sont fournis sur demande.

11. Défaut de paiement

• Tout solde impayé porte intérêt au taux de 1,5 % par mois, soit 19,56 % par année, à compter du 31e jour suivant la date de la facture.
• Chèque sans provision ou paiement refusé : 50 $ par occurrence.
• Les frais de recouvrement, d’agence, judiciaires et extrajudiciaires sont à la charge du client.
• Évenox peut suspendre toute location, refuser toute nouvelle réservation et reprendre possession du matériel tant qu’un solde demeure impayé.
• Les frais déjà engagés — transport, main-d’œuvre, production sur mesure, consommables commandés — demeurent dus en entier.

12. Dispositions finales

• Les règles particulières applicables à chaque catégorie de matériel — équipement, machines à gourmandises, jeux, décoration — font partie intégrante du présent contrat. Elles sont remises avec le matériel et disponibles sur evenox.ca/conditions-de-location-evenox.
• Le présent contrat constitue l’entente complète et remplace toute communication ou entente verbale antérieure. Toute modification se fait par écrit.
• Évenox peut photographier ses installations avant l’ouverture d’un événement, sans identifier de personnes, à des fins de qualité et de promotion; le client peut s’y opposer par écrit. Les renseignements du client servent uniquement à l’exécution du contrat et à la facturation.
• Si une clause est jugée invalide, les autres demeurent en vigueur. La signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite.
• Le contrat est régi par les lois du Québec. Tout litige est soumis aux tribunaux du district judiciaire de Terrebonne.

Règles particulières par catégorie

Ces règles s’ajoutent aux conditions générales et en font partie intégrante. En cas de divergence, la règle particulière de la catégorie s’applique.

Équipement

Tables, chaises, nappes, vaisselle, audiovisuel

• Tout est compté à l’unité au départ et au retour. Une pièce manquante est facturée à l’unité.
• CHAISES — les coussinets sous les pattes doivent rester en place; ils protègent les planchers. Les chaises ne se traînent pas, ne s’empilent pas mouillées et ne s’utilisent pas comme escabeau.
• CHAISES REMBOURRÉES, CHIAVARI, TRÔNES — usage intérieur ou sous chapiteau seulement, sauf accord écrit. Le tissu et les dorures marquent de façon permanente.
• TABLES — les pattes doivent être bloquées en position ouverte avant usage. Aucune découpe, vis, agrafe ni brûlure sur le dessus. Une table n’est pas une surface de travail.
• NAPPES — retournées SÈCHES et non lavées; Évenox s’occupe du lavage. Grandeurs : table de 6 pi = 60 x 102, table de 8 pi = 70 x 120, table ronde = 120 pouces, table à cocktail = housse spandex.
• VAISSELLE ET VERRERIE — comptée à l’unité, rincée et exempte de résidus alimentaires. Toute pièce brisée, ébréchée ou manquante est facturée à l’unité.
• RÉCHAUDS — le combustible et le propane ne sont pas inclus, sauf mention au contrat. Une flamme n’est jamais laissée sans surveillance.
• AUDIOVISUEL — jamais laissé à l’extérieur sans protection ni sous la pluie. Câbles, télécommandes, piles et supports sont retournés avec l’appareil.
• ÉLECTRICITÉ — le client valide la capacité électrique des lieux. Les circuits 110 V doivent suffire à l’ensemble du matériel branché.

Machines à gourmandises

Barbe à papa, popcorn, slush, crème glacée molle, hot-dog, fontaine de chocolat, candy cart, machine à étincelle

• Un adulte responsable est désigné pour chaque machine. Aucun enfant aux commandes.
• Seuls les consommables prévus pour la machine peuvent être utilisés. Le sucre ordinaire, un sirop non prévu ou un produit de remplacement brûle et bloque la mécanique : c’est un bris, et il est facturé.
• Une machine ne tourne jamais à vide, ne fonctionne jamais sans surveillance et n’est jamais laissée en marche toute la nuit.
• NETTOYAGE LE SOIR MÊME — sucre, gras, chocolat, mélange laitier et poudre doivent être retirés avant le retour. Un résidu durci dans la mécanique est un bris, pas du nettoyage.
• CRÈME GLACÉE MOLLE — le mélange est un produit laitier périssable. La cuve doit être vidée le soir même. Le client est seul responsable de la salubrité et de la chaîne de froid.
• MACHINE À ÉTINCELLE — étincelles froides, sans flamme ni fumée. Jamais plus de trente (30) secondes en continu. La machine reste sur une surface stable, à distance dégagée des tentures, décorations et plafonds. Poudre sèche uniquement, dans le réservoir prévu. Le client valide auprès de la salle la présence de gicleurs ou de détecteurs.
• FONTAINE DE CHOCOLAT — surface stable et de niveau. La fontaine ne se transporte jamais montée. Le chocolat doit être retiré avant de durcir dans la mécanique.
• SALUBRITÉ ET ALLERGÈNES — Évenox fournit l’équipement, pas le service alimentaire. Le client est responsable des aliments, de leur manipulation, de l’affichage des allergènes et du respect des règles applicables, y compris celles du MAPAQ le cas échéant.
• Les consommables commandés ne sont ni repris ni remboursés une fois livrés.

Jeux

Jeux gonflables, jeux géants, jeux électroniques et arcades, soccer bulle, activités

• Surveillance adulte constante et obligatoire. Les limites d’âge, de poids et de nombre de joueurs indiquées pour chaque jeu doivent être respectées.
• GONFLABLES — utilisation interdite par vents supérieurs à 40 km/h, pluie forte ou orage : la structure doit être dégonflée immédiatement. Ancrage obligatoire à l’extérieur (piquets ou lests) et toile de sol obligatoire sur toute surface extérieure.
• GONFLABLES — aucun soulier, objet dur, bijou, lunette, nourriture, boisson, feu, confetti ni animal à l’intérieur ou à proximité. Le souffleur fourni est attitré à la structure et ne s’interchange pas.
• SOCCER BULLE — se joue sur gazon ou en gymnase seulement, jamais sur gravelle ni asphalte. Aucune lunette, casquette ni bijou. Les contacts se font de face uniquement.
• JEUX GÉANTS — toutes les pièces de jeu sont comptées au départ et au retour. Une pièce manquante rend le jeu inutilisable et est facturée à l’unité.
• JEUX ÉLECTRIQUES, ARCADES ET CONSOLES — transport et manutention par Évenox seulement, sauf entente écrite. Branchement sur circuit adéquat, jamais à l’extérieur sans protection ni sous la pluie.
• ACTIVITÉS À RISQUE — lancer de hache, dunk tank, slip and slide et activités équivalentes exigent une zone de sécurité délimitée et une supervision en tout temps. L’eau, son raccordement et son évacuation relèvent du client.
• JEUX PERSONNALISÉS — la production sur mesure exige un minimum de 7 jours. Une fois la production lancée, l’article n’est ni annulable ni remboursable.
• Les jeux se retournent secs. Un jeu rangé humide moisit et devient une perte.

Décoration

Murs, arches, lettres et chiffres lumineux, néons, éclairage, tapis

• Le montage et le démontage sont effectués par Évenox, sauf entente écrite. Le client ne déplace jamais une structure montée.
• Les attaches, connecteurs et lests fournis sont obligatoires. Aucune structure ne reste debout sans son lestage, particulièrement à l’extérieur.
• Installation extérieure : interdite par grand vent sans accord préalable d’Évenox.
• LETTRES ET CHIFFRES LUMINEUX — chaque ampoule est comptée. Une ampoule manquante ou brisée est facturée 5 $. Les lettres ne se transportent jamais couchées sans protection.
• NÉONS ET RUBANS LED — ne se plient jamais serré : le pli casse le circuit de façon définitive.
• MURS (fleurs, champagne, gazon, scintillant) — aucun ruban adhésif, punaise, agrafe, colle ni crochet sur les panneaux. Les coupes ne sont pas incluses avec le mur à champagne, sauf mention au contrat.
• TAPIS ROUGE — retourné sec et à plat. Un tapis roulé mouillé est une perte.
• Aucune décoration, affiche, logo ou élément du client n’est fixé sur une structure Évenox sans accord écrit.
• Les surfaces décoratives se marquent facilement : le matériel se transporte protégé et ne s’appuie pas contre un mur ou un véhicule.